📢 Structurer et fiabiliser la gestion des crèches et des structures d’accueil: enjeux et solutions
Jeudi 23 avril 2026, de 16h30 à 18h30, au Marly Innovation Center (salle Ciba).
Formulaires papier, listes de présences imprimées, factures à établir, relances à gérer, informations éparpillées entre Excel et e-mails : ce fonctionnement “tient” souvent tant que le volume reste maîtrisable.
Puis la charge augmente, les corrections s’accumulent, les familles demandent davantage de visibilité, et l’administration a le sentiment de subir l’administratif.
Réduire la paperasse n’est pas une démarche de modernisation “pour moderniser”. L’enjeu est de reprendre la main sur le temps, la transparence et la fiabilité de la gestion, tout en conservant la maîtrise des règles.
Cette rencontre est consacrée à MonPortail, et en particulier à ses solutions MaCrèche et MonAccueil (UAPE/AES).
👨👩👦👦 MonPortail en bref
Déjà adoptée par plus de 80 communes, associations intercommunales, écoles, crèches et structures d’accueil (UAPE/AES) en Suisse romande, représentant près de 280 communes, MonPortail accompagne les équipes administratives et pédagogiques dans la gestion quotidienne.
MonPortail remplace la logique “papier + Excel + e-mails” par une application centralisée, accessible en ligne selon des rôles définis, et réduit les micro-tâches répétitives (saisies, corrections, relances, reconstitutions de prestations).
💡 Au programme
- automatiser les inscriptions et supprimer les doubles saisies
- centraliser les données du dossier famille et les documents (contrats, justificatifs, informations administratives)
- suivre les présences au moment où l’accueil se déroule, pour limiter les corrections a posteriori
- fiabiliser la gestion financière : moins de factures à produire et un suivi plus régulier des paiements (y compris les impayés)
- paramétrer des rappels automatiques selon un seuil de solde défini (et garder la maîtrise des procédures)
- générer les décomptes requis pour les subventions communales et cantonales
- disposer de tableaux de bord pour le suivi opérationnel et financier, sans compilation manuelle
- sécuriser les données personnelles : droits d’accès par rôle et traçabilité des actions
- des retours d’expérience sur les gains de temps réellement observés
Un temps d’échange permettra d’aborder des situations courantes et leurs impacts administratifs et financiers, qui complexifient souvent la gestion, notamment:
- les absences et les délais d’annonce à respecter
- les dépannages
- les horaires irréguliers et leurs impacts sur l’organisation
- les gardes partagées
- les changements de dernière minute
La rencontre se prolongera par un apéritif dînatoire dès 18h30.
📝 Formulaire d'inscription
La participation est gratuite, sur inscription préalable.
📌 Ce que MonPortail apporte concrètement
🔹Une seule source d’information.
Les familles et l’administration travaillent avec les mêmes données, avec des droits d’accès contrôlés. Les informations ne circulent plus entre versions parallèles.
🔹Présences saisies au bon moment.
Les présences étant enregistrées au moment de l’accueil, les écarts et les contestations diminuent, et la reconstitution “en fin de mois” devient l’exception.
🔹Transparence financière accrue.
Avec le paiement d’avance, les prestations sont déduites au fil de leur consommation. Les familles consultent leur solde et l’historique en temps réel, et les rappels peuvent être automatisés.
🔹Gestion des cas complexes sans “bricolage”.
Familles séparées, garde alternée, horaires irréguliers : des règles claires et visibles évitent les doubles suivis et réduisent les erreurs.
🔹Données disponibles pour piloter.
Tableaux de bord et écrans dédiés facilitent le suivi des inscriptions, de la fréquentation et du financier, sans compilation manuelle.
🔹Protection des données et maîtrise des accès.
Chaque rôle voit ce dont il a besoin, et les actions sont traçables. La solution est développée et hébergée exclusivement Suisse.