Evénement MonPortail (29.09.2026)

Mardi 29 septembre 2026, de 16h30 à 18h30, au Marly Innovation Center (salle Ciba).

Absences annoncées tardivement, dépannages, horaires irréguliers, garde partagée, listes d’attente, règles tarifaires ou protection des données: dans une crèche ou une structure d’accueil parascolaire, les situations particulières ne sont pas l’exception. Elles font partie du quotidien.

Lorsqu’elles sont suivies dans des fichiers, des e‑mails et des documents distincts, elles génèrent des doubles saisies, des corrections, des vérifications et des échanges répétés avec les familles.

Comment appliquer des règles cohérentes, conserver une information fiable et offrir la souplesse nécessaire aux familles sans désorganiser le travail des équipes?

Cette rencontre vous permettra de découvrir MonPortail, et plus particulièrement ses solutions MaCrèche et MonAccueil, dédiées à la gestion des nurseries, crèches, garderies et structures d’accueil parascolaire (UAPE/AES).

La présentation s’appuiera sur des situations rencontrées dans les crèches et les structures d’accueil parascolaire.

Des clients partageront leur expérience de MonPortail, les changements observés dans leur quotidien et les points auxquels ils ont dû prêter attention lors de la mise en œuvre.

Un temps d’échange permettra aux participantes et participants de poser leurs questions et d’aborder leurs propres contraintes.

La rencontre se prolongera par un apéritif dînatoire dès 18h30.

Cette rencontre s’adresse notamment:

• aux directions et responsables de nurseries, crèches et garderies
• aux directions et responsables de structures UAPE/AES
• aux responsables administratifs et financiers
• aux services communaux chargés de l’enfance, de la formation ou des finances
• aux associations intercommunales
• aux autorités impliquées dans l’organisation ou le financement des prestations préscolaires et parascolaires

MonPortail est une plateforme web spécialisée dans la gestion des prestations préscolaires et parascolaires.

Elle centralise les informations et les processus utilisés par les familles, les administrations, les équipes éducatives et les directions. Son paramétrage permet d’adapter son fonctionnement aux règlements, aux prestations, aux horaires et aux règles tarifaires propres à chaque client.

MonPortail est aujourd’hui utilisé par plus de 90 clients - communes, associations intercommunales, écoles, crèches et structures d’accueil (UAPE/AES) - représentant ensemble près de 300 communes en Suisse romande.

Durant l’année scolaire 2025-2026, plus de 21’000 enfants ont bénéficié d’au moins une prestation gérée par la plateforme.

Inscriptions et contrats

MonPortail permet de gérer les demandes d’accès, les inscriptions, les documents justificatifs, les listes d’attente et les contrats.

Selon le fonctionnement retenu, les inscriptions peuvent être régulières ou tenir compte d’horaires de travail irréguliers. Les périodes d’adaptation en crèche, les changements de contrat et les situations de garde partagée peuvent également être pris en considération.

Absences, dépannages et changements

Les règles relatives aux absences, aux dépannages, aux vacances personnelles et aux changements de fréquentation sont définies dans les paramètres.

Les délais d’annonce et les possibilités offertes aux familles peuvent être adaptés au règlement de chaque client, aux périodes de vacances et aux différents types de contrats.

Arrivées, départs et sécurité quotidienne

Les équipes peuvent enregistrer les arrivées et les départs au moment où l’accueil se déroule.

Elles disposent ainsi des informations utiles à la prise en charge : présence prévue, absence annoncée, remarque particulière, allergie ou régime, ainsi que personnes autorisées à venir chercher l’enfant.

Tarifs et suivi financier

Les règles tarifaires peuvent tenir compte de différents critères, notamment des prestations, des revenus, des horaires, des périodes d’adaptation ou des dépassements.

Le paiement d’avance, le débit des prestations et les rappels automatiques permettent de suivre la situation financière au fil du temps et de réduire les opérations de facturation et de relance.

• Comment gérer les inscriptions, les listes d’attente, les absences et les dépannages de manière claire et structurée.
• Comment adapter le fonctionnement de MonPortail à votre règlement, à vos horaires, à vos délais d’annonce et à vos règles tarifaires.
• Comment gérer les horaires réguliers ou irréguliers sans multiplier les suivis parallèles.
• Comment enregistrer les arrivées et les départs et transmettre aux équipes les informations dont elles ont besoin.
• Comment simplifier la gestion financière grâce au paiement d’avance, au débit des prestations et aux rappels automatiques.
• Comment centraliser les dossiers, les contrats, les documents et les communications avec les familles.
• Comment protéger les données personnelles grâce à des droits d’accès adaptés aux fonctions de chacun.
• Comment disposer de données fiables pour suivre la fréquentation, les prestations et la situation financière.

Pour les familles

Depuis leur compte MonPortail, accessible sur smartphone, tablette ou ordinateur, les familles peuvent notamment:

• effectuer leurs inscriptions
• annoncer les absences et demander des prestations occasionnelles, selon les règles définies
• transmettre ou consulter des documents
• consulter les contrats et l’agenda de leurs enfants
• suivre leur solde et l’historique des prestations

Elles disposent ainsi d’informations actualisées sans devoir multiplier les appels ou les e‑mails à l’administration.

Pour les équipes

Les équipes disposent des informations nécessaires au moment où elles accueillent les enfants.

Elles peuvent suivre les présences, enregistrer les arrivées et les départs, consulter les informations utiles et appliquer les mêmes règles à chaque situation.

La centralisation limite les doubles saisies, les corrections a posteriori et les échanges dispersés.

Pour les administrations

Les inscriptions, les contrats, les documents, les prestations et le suivi financier sont regroupés dans une même plateforme.

Les automatisations réduisent les tâches répétitives, tandis que les paramètres permettent de conserver la maîtrise du règlement, des validations et des procédures internes.

Pour les directions et les autorités

Des données consolidées facilitent le suivi:

• du nombre d’inscriptions et de demandes en attente
• de la fréquentation et des taux d’occupation
• des prestations prévues, excusées ou consommées 
• de la situation financière
• des éléments nécessaires au pilotage et aux décomptes communaux ou cantonaux

Le temps administratif réattribué peut être consacré à l’accompagnement des familles, à la coordination des équipes et à l’amélioration de la qualité du service.

MonPortail ne repose pas sur un fonctionnement uniforme imposé à tous. Son paramétrage permet d’adapter la plateforme aux prestations, aux horaires, aux délais, aux tarifs et aux autorisations propres à chaque client.

Les droits d’accès sont définis selon les rôles et les responsabilités de chacun. Les utilisateurs accèdent uniquement aux informations nécessaires à leur activité.

MonPortail est conçu, développé et hébergé en Suisse. La plateforme prévoit également l’activation de l’authentification à deux facteurs pour les utilisateurs concernés.