💻 La digitalisation au service des crèches et structures parascolaires avec MonPortail
MonPortail est une solution numérique complète dédiée aux structures d’accueil, conçue pour simplifier et optimiser la gestion administrative, le suivi des présences, la communication avec les parents et la gestion financière. Son approche modulaire et intuitive répond aux besoins des crèches, UAPE/AES, cantines scolaires et autres structures parascolaires, qu’elles soient de petite ou grande taille.
La mise en œuvre de MonPortail s’adapte aux réalités de chaque établissement. Une petite structure pourra bénéficier d’un processus allégé, tandis qu’une organisation plus vaste suivra un déploiement plus complet, tout en conservant un accompagnement de qualité. Grâce à une méthodologie structurée et progressive, les équipes administratives et éducatives disposent d’un suivi personnalisé, leur assurant une transition fluide et efficace vers la plateforme.
📝 Une méthodologie éprouvée pour une transition fluide
Chaque mise en œuvre suit un déroulement précis afin de garantir une adoption réussie et une transition sans accroc.
Voici comment se déroule une mise en œuvre type de MonAccueil...
📌 Jour 1: Lancement du projet et préparation
Cette première journée pose les bases du projet et permet de s’assurer que tout est en place pour un déploiement efficace:
- Démonstration de la plateforme à l’équipe administrative et aux responsables de la structure.
- Définition du planning de mise en œuvre : planification des séances de paramétrage, formation des différentes parties prenantes et ouverture des inscriptions en ligne.
- Mise en place de la communication avec les parents via différents supports (flyers, affiches, courriers, site web, soirée de présentation, etc.).
- Vérification des prérequis techniques : connexion internet, matériel informatique et compte bancaire.
- Analyse des procédures existantes pour aligner les fonctionnalités de MonPortail avec les pratiques en place.
- Mise à jour du règlement pour assurer une cohérence entre les pratiques et l’outil de gestion.
- 🔹 Définition des paramètres généraux: jours fériés, vacances, modèles de documents et de messages, signatures électroniques, droits d’accès, etc.
⚙️ Jour 2: Paramétrage et formation de l’équipe administrative
L’objectif de cette journée est d’adapter la plateforme aux spécificités de la structure et de former les équipes à son utilisation:
- Configuration des paramètres du module: prestations, tarifs, délais d’inscription, restrictions, etc.
- Formation de l’équipe administrative à l’utilisation quotidienne de MonPortail.
- Tests des procédures d’inscription et de contrôle des présences pour garantir leur bon fonctionnement avant l’ouverture officielle.
💰 Jour 3: Formation des équipes financières et ouverture des inscriptions
Une fois les paramètres bien définis, cette journée est dédiée aux aspects financiers et à la communication avec les parents:
- Formation des équipes en charge du suivi financier sur la gestion des paiements et du suivi comptable.
- Finalisation des paramètres et validation du dossier de mise en œuvre.
- Ouverture officielle des inscriptions et organisation d’une soirée de présentation aux parents.
🎓 Jour 4: Formation des équipes éducatives et suivi des inscriptions
L’accompagnement se poursuit avec l’intégration des équipes éducatives et la supervision du lancement de la plateforme:
- Formation des équipes éducatives sur l’utilisation de MonPortail pour le suivi quotidien des enfants.
- Formation du personnel de cuisine sur la gestion des repas et des besoins alimentaires des enfants.
- Suivi des inscriptions avec l’équipe administrative pour s’assurer du bon déroulement de la transition.
🛠️ Un accompagnement avant et après le démarrage
L’accompagnement ne s’arrête pas après la mise en œuvre. Nos équipes restent mobilisées pour garantir une transition sans difficulté:
- Support technique dédié pour les administrateurs et les parents.
- Assistance au démarrage sur site pour accompagner les premiers jours d’utilisation (contrôle des présences, comptabilisation des prestations).
- Mise en place de documents de suivi opérationnel et comptable pour assurer une gestion fluide et transparente.
Pourquoi choisir MonPortail?
💡 Une solution complète et intuitive: conçue pour répondre aux besoins des structures d’accueil de toutes tailles.
⚡ Adaptabilité: MonPortail s’adapte aux spécificités de chaque structure, quelle que soit sa taille.
⏳ Efficacité: Automatisation des tâches administratives pour permettre aux équipes de se concentrer sur l’accompagnement des enfants.
🔍 Transparence: Les parents bénéficient d’un accès en temps réel aux informations essentielles, renforçant la communication et la confiance.
📞 Support continu: Un accompagnement réactif et une assistance technique sur site pour garantir une mise en œuvre fluide.
🚀 Évolution constante: MonPortail intègre régulièrement de nouvelles fonctionnalités en fonction des besoins de ses utilisateurs.
📌 Chaque structure étant unique, nous adaptons la mise en œuvre en fonction de vos besoins.
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