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Comment gagner la confiance des habitants de votre commune avec des services parascolaires?

Gagner la confiance de ses habitants ne se décrète pas

Confiance

Dans une commune ou une association intercommunale, gagner la confiance de ses habitants ne se décrète pas. La confiance advient à la jonction de la qualité des prestations fournies, du respect des besoins des citoyens et inversement du respect des services proposés. Le fonctionnement de la commune qui, en toute conscience et par ses pratiques, agit et prend des initiatives pour ses habitants, est également un élément prépondérant. La confiance n’est donc pas un a priori.

La confiance est intimement liée aux besoins que les citoyens peuvent avoir vis-à-vis des services proposés par la commune pour leur permettre de mener à bien leurs activités.

Bien que la plupart des habitants d'une commune accordent une grande importance à la fiscalité, aux coûts des logements et à celui des assurances sociales (assurance maladie notamment), ils allouent aussi de l’importance au cadre de vie et aux services proposés.

Si ces services sont adaptés à notre époque, pratiques et faciles d’accès, s’ils sont simples d’utilisation tout en préservant le côté social et humain, il y a bien des chances que les habitants se sentent en confiance et aient envie de rester dans leur nouvelle commune.

Le parascolaire pour gagner la confiance des familles

Services parascolaires

Parmi tous les services proposés par une commune, il y a les services parascolaires, dont la déferlante est désormais inévitable: crèche, accueil (en journée, le matin avant l’école, le midi et le soir après l’école), repas de midi, devoirs surveillés, loisirs (pendant les vacances scolaires) ou encore sports facultatifs.

Des services sensibles qui requièrent de la confiance, puisqu’ils touchent aux enfants et aux jeunes.

Qui dit parascolaire, dit nouvelles activités à gérer.

Qui dit nouvelles activités à gérer, dit nouvelles procédures d'inscription, nouveaux formulaires, gestion des paiements des prestataires et des prestations, mise à disposition ou même construction éventuelle de nouveaux bâtiments (pour accueillir un restaurant scolaire par exemple), etc.

Un casse-tête logistique et administratif, d’autant plus si ces services ne sont pas gérés avec des moyens modernes.

Misez sur l'automatisation des services parascolaires

Enfants

Pour se simplifier la tâche, il faut commencer par miser sur l'automatisation des inscriptions, même si cela coûte en temps et en énergie pour la mise en place.

De nos jours, il parait inimaginable que les formulaires d'inscription des élèves aux repas de midi, aux devoirs accompagnés, aux activités sportives ou aux activités de loisirs s'empilent sur un bureau. Même pour 50 élèves!

De nos jours, il existe des moyens électroniques qui permettent de remplir ces formulaires automatiquement sans avoir à lever le petit doigt (du côté de l’administration communale), les parents se chargeant eux-mêmes de procéder aux inscriptions de leurs enfants via leur tablette ou leur smartphone.

Evidemment, ces moyens ne doivent pas se limiter aux inscriptions en ligne. Ils doivent aussi permettre de prévoir à l'avance, de planifier, d’anticiper, d’établir des statistiques.

Du côté des restaurants scolaires, par exemple, ils permettent de commander les bonnes quantités d'aliments et d’éviter le gaspillage. Ils permettent même de gérer les allergies alimentaires (sans gluten, sans lactose, sans arachide, etc.) ainsi que les régimes alimentaires (végétarien, sans porc, etc.), des éléments auxquels les parents sont de plus en plus sensibles.

Du côté des parents, une fois leurs enfants inscrits à une ou plusieurs prestations, ils peuvent annoncer (toujours à distance) une absence en deux mouvements de doigts sur le support mobile de leur choix. Ils peuvent aussi effectuer le paiement des prestations parascolaires par le biais du même support (via un virement ou une carte de paiement). Cela permet à la commune de contribuer à la protection de l’environnement et de faire d’importantes économies de temps pour la gestion des factures.

MonPortail, l'application dédié aux activités parascolaires

Tout ceci n'est pas le fruit de votre imagination. Tout ceci est possible avec l'application Web MonPortail. Et bien plus encore…

L’investissement dans un système moderne tel que MonPortail (Swiss made) permet d’économiser à court et long terme, tout en représentant un investissement raisonnable tant au niveau du montant que du temps de mise en place et de prise en main.

Les économies de temps et d'argent proviennent de l'automatisation des processus, qui permet de se passer de tout un ensemble de formulaires imprimés. Des formulaires qui sont par, leur nature physique, plus complexes à traiter et à stocker au fil du temps, et qui ne permettent ni de gérer ni d’anticiper ni de communiquer de manière efficace.

MonPortail permet d’adopter une vision à long terme en matière d'activités parascolaires, en pleine croissance actuellement, et aide à gagner la confiance des familles.

En gérant tout le cycle de vie, de l'inscription à la réalisation de la prestation parascolaire (contrôle des présences et paiement compris), le guichet électronique MonPortail simplifie la vie de tous les intervenants de la chaîne tout au long de l'année scolaire.

Voici quelques exemples:

  • Les parents: ils enregistrent leurs enfants, procèdent aux inscriptions et aux paiements des prestations; ils annoncent en quelques secondes toute absence sans même devoir prendre le téléphone; ils consultent le calendrier des activités de leur enfant à tout moment et en tout lieu.
  • Le personnel administratif: il sait combien d’enfants et de jeunes participent aux activités parascolaires sur l’ensemble de la période scolaire; il peut effectuer des statistiques pour prévoir les besoins futurs; il dispose de toutes les données sur un serveur sécurisé.
  • Le personnel encadrant: il prend note de l’arrivée de chaque enfant via un code-barre (présenté par l’enfant) ou directement sur son smartphone.
  • L'équipe de cuisine des restaurants scolaires: elle connait à l'avance le nombre exact d’élèves qui mangent (jour j, jour j+1, jour j+2, semaine suivante, etc.), de même que les allergies et régimes alimentaires dont elle doit tenir compte, ce qui rend possible une organisation des repas au plus près des besoins et ce qui permet d’éviter tout gaspillage.
  • Le personnel encadrant (devoirs accompagnés, loisirs, sports): il sait à l'avance combien d'écoliers seront présents et combien sont excusés.

Le guichet MonPortail comporte actuellement 4 applications distinctes : MaCantine (pour gérer les restaurants scolaires), MesDevoirs (pour ce qui concerne les devoirs accompagnés), MesSports (pour faciliter l'organisation des activités sportives organisées dans le cadre scolaire mais en dehors des heures de cours obligatoires) et MesLoisirs (pour faciliter l'organisation des activités de loisirs proposées par les centres aérés).

Une simple démo, sans engagement, permet de gagner la confiance en MonPortail.

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